La principale mobilité sortante en Europe s'appuye sur les accords du programme Erasmus + auquel l'École adhère depuis 2014, via sa charte Erasmus 2014-2020.
Programme Erasmus + (Sortant)
Les élèves archivistes paléographes, les étudiants de master et les doctorants (ci-après dénommés « les étudiants ») peuvent bénéficier du programme Erasmus + dès lors qu'ils sont inscrits à temps plein dans un des programmes de l’École, sans aucune condition de nationalité. Le programme est coordonné en interne par la direction de la recherche et des relations internationales.
Un étudiant ne peut bénéficier d'une aide à la mobilité du programme Erasmus + qu'une seule fois dans toute sa vie.
Les étudiants effectuent leur mobilité vers une institution européenne avec laquelle l’École a conclu un accord bilatéral Erasmus + afin d’y suivre des cours, d'y effectuer et d’y valider des crédits d’études transférable dans leur parcours d’études(ECTS).
Pour une mobilité d'étude, la durée doit impérativement être égale ou supérieure à 3 mois et permettre de valider 30 ECTS (équivalent à un semestre de niveau master). Les étudiants peuvent bénéficier d’une bourse d’études Erasmus + dont le montant est fixé à partir du barème officiel du programme européen, et est fonction du pays d'accueil.
Pour une mobilité de stage (que celui-ci soit obligatoire ou facultatif dans leur cursus), la durée doit impérativement être égale ou supérieure à 2 mois. Les étudiants désireux de partir en stage en Europe doivent compléter une convention de stage Erasmus. Là encore, les élèves peuvent bénéficier d’une aide à la mobilité.
Calendrier d’action
Selon que l’étudiant est inscrit dans le parcours d’archiviste-paléographe, dans l’un des Master de l’École ou en Doctorat, le calendrier d’action pour finaliser une mobilité Erasmus + changera.
Pour les étudiants en Master, il s’agira surtout de pouvoir effectuer leur stage en Europe en bénéficiant d’un soutien à la mobilité Erasmus+.
Pour les doctorants, il s’agira d’accéder à un terrain de recherche.
Cas particuliers
Pour les élèves du parcours archiviste paléographe, la possibilité de partir en mobilité académique est étendue entre les semestres S4 (deuxième année) et S7 (quatrième année) en fonction de la situation de chacun :
- au S4 en substitution du stage long en France, pour les élèves souhaitant passer l'agrégation, et pour les autres élèves à condition de remplacer leur stage à l'étranger au S7 par un stage long en France.
- au S5 (premier semestre de la 3ᵉ année d'études)
- au S6 (deuxième semestre de la 3ᵉ année d'études)
- au S7 (premier semestre de la 4ᵉ année d'études), en substitution au stage à l'étranger
Les élèves intéressés devront remettre une lettre de candidature explicitant leurs motivations, notamment l'articulation du séjour d'études Erasmus avec leur thèse d'École.
Les lettres de candidatures devront être adressées au service des relations internationales :
- avant le 15 janvier par les AP2 souhaitant partir en AP3 au S5, ou par les AP3 souhaitant partir en AP4 au S7
- avant le 15 juin par les AP1 souhaitant partir en AP2 au S4, ou par les AP2 souhaitant partir en AP3 au S6.
Les candidatures pour des séjours au S5 ou au S7 seront ensuite étudiées par l'assemblée des professeurs au mois de février.
Les candidatures pour des séjours au S4 ou au S6 seront étudiées par l'assemblée des professeurs au mois de septembre.
La nécessité de concilier la mobilité académique Erasmus avec les exigences du travail de la thèse et le projet professionnel des élèves nous rendra particulièrement attentifs à la qualité des dossiers. Les élèves souhaitant partir au S4 devront tout particulièrement mûrir leur projet et choisir suffisamment tôt leur professeur référent, dont l'avis sera déterminant.
Nomination au départ
Les accords Erasmus prévoyant des quotas limités de mobilité entre les établissements partenaires, il revient à chaque établissement d’origine de présélectionner ses étudiants et d’en faire la nomination officielle auprès des partenaires.
Afin d’être nominé par l’École auprès de l’établissement ciblé, l’étudiant doit soumettre une lettre de motivation explicitant la cohérence de son projet européen dans le cadre de son parcours académique.
Cette présélection répond à un calendrier précis qui doit permettre à l’étudiant d’entamer son dossier de mobilité. Celui-ci doit être prêt et signé par toutes les parties concernées avant départ.
Langue de travail
Les étudiants peuvent également bénéficier d’une licence d’accès à un support en ligne d’apprentissage d’une langue étrangère (Online Linguistic Support). Cette langue doit être la langue de travail de l’établissement ciblé. Si l’étudiant peut attester au minimum d’un niveau C1 de maîtrise de la langue de travail, il pourra demander une licence dans une autre langue, pertinente au contexte de mobilité.
- Par exemple : Si l’étudiant suit des cours en anglais dans une université tchèque, et qu’il maîtrise déjà suffisamment l’anglais, il pourra demander une licence de cours de langue tchèque.
Dans tous les cas, un test de langue – dans la langue de travail – est obligatoire avant ET après la mobilité. Ce test se fait en ligne en quelques minutes et permet d’évaluer la progression de l’étudiant dans ladite langue.
Contrat d’études
Les étudiants nominés doivent ensuite élaborer un contrat d’études (learning agreement) en liaison avec la direction des études et l’institution d’accueil. Si l’institution d’accueil n’a pas mis en place le système ECTS, l’élève doit suivre 80 heures de cours pendant le semestre. L’École prend en compte les notes obtenues par les étudiants dans le cadre de leur scolarité à l’étranger. En revanche, les étudiants n’acquièrent pas de diplôme étranger.
Pendant et après la mobilité
Une fois sur place, l’étudiant devra faire signer un certificat d’arrivée à nous retourner sous les deux premières semaines de son séjour. La bonne réception du document enclenchera le virement de 75% de l’aide à la mobilité.
L’étudiant sera, durant toute sa présence chez le partenaire, un ambassadeur de l’École. Si son comportement devait provoquer le mécontentement des responsables de l’établissement hôte, l’École se réserve le droit de ne pas valider les ECTS des cours suivis dans l’établissement d’accueil ou de ne pas verser les 30% restant de l’aide à la mobilité.
Ces trois actions sont obligatoires et leur non-complétion pourrait engendrer le non-versement des 25% restant de l’aide à la mobilité. Si le test de langue et le rapport de participation sont des actions automatiquement enclenchées par la plateforme en ligne d’Erasmus +, il revient à l’étudiant de transmettre le document valant certificat de présence.