Archiviste paléographe diplômé en 1966, après avoir soutenu une thèse intitulée Le chancelier Jacques Angeli et la médecine à Montpellier au milieu du xve siècle, il est nommé conservateur aux Archives nationales. Il exerce ses fonctions d’abord à Paris, puis aux archives d’outre-mer (1966-1971), avec une interruption pour effectuer son service militaire comme archiviste à la Marine, puis comme directeur des archives de l’arrondissement maritime à Rochefort.
Il devient consultant de l’Unesco comme chargé de projet des Archives nationales de Côte d’Ivoire (1972-1973), puis responsable du centre de formation des archivistes de l’université de Dakar (1973-1976).
Il rentre en France en 1976 comme conservateur à la direction des Archives de France. Dès 1977, il est élu professeur à l'École nationale des chartes pour créer une nouvelle chaire (archivistique, diplomatique et institutions contemporaines) de 1977 à 2011 et en est actuellement professeur émérite. Il est membre du Conseil supérieur des archives (1988-2001).
En sus de cette charge de professeur, il exerce d’autres fonctions : directeur de l’Institut national des techniques de la documentation (INTD) (1981-1996) ; responsable de la filière archives de l’Institut supérieur de documentation de Tunis (1982-1990) ; responsable de la filière archives françaises de l’Institut d’histoire et des archives de l’université de Moscou (2002-2011). Il est directeur des archives de l’INA, de 1997 à 2001.
Historien du document contemporain, il est membre du Comité des travaux historiques et scientifiques (CTHS) dont il a été président de section, il y dirige le projet « France savante ». Il est élu membre de l’Académie des sciences d’outre-mer en 2007, dont il est président en 2015 ; il en préside la première section.
Il est l’auteur de nombreuses publications (plus de 300), en particulier sur la diplomatique contemporaine, l’archivistique, l’histoire des institutions, des archives, des bibliothèques et de la documentation en France, outre-mer et étranger.
